Успіх компанії багато в чому пов’язаний з професійними навичками співробітників, але ще більше — з організацією внутрішніх процесів. Якщо працівники постійно стикаються з перешкодами під час виконання завдань, то про продуктивність можна забути.
З бізнес-процесів складається вся робоча діяльність, тому від якості їхньої оптимізації залежить майбутнє підприємства. У цій статті ми розкажемо про основні бізнес-процеси та способи їх оптимізації.
Значення оптимізації процесів
Бізнес процес — це певна послідовність дій, етапів, завдань та процедур, спрямованих на отримання певного результату. При цьому результат кожного наступного етапу роботи залежить від результату попереднього. Щоб усі виконавці працювали узгоджено та не завдавали несподіваних збитків компанії, бізнес-процеси важливо грамотно оптимізувати.
Оптимізація означає розробку та реалізацію методів зміни бізнес-процесів з метою виявлення оптимальних шляхів для досягнення цілей підприємства.
Завдяки оптимізації бізнес-процесів можна:
- Прискорити виконання рутинних операцій.
- Скоротити собівартість товарів чи послуг.
- Скоротити трудовитрати.
- Скоротити час доставки продукції.
- Підвищити якість товару та задоволеність клієнтів.
- Зробити хід виконання операцій та розподіл ресурсів прозорішим.
- Покращити контроль за діяльністю бізнесу.
- Отримати вільні ресурси та простір для розвитку.
- Удосконалити систему планування та управління.
Якщо ви маєте власну справу, наприклад: аграрний бізнес, будівельну компанію або невелике виробництво, приділіть особливу увагу питанню оптимізації бізнес-процесів. Це допоможе вам збільшити прибуток, усунути ризики та зменшити витрати.
Аналіз існуючих процесів
Для якісної оптимізації потрібно проаналізувати поточну ситуацію та виконати опис бізнес процесів. Для цього потрібно відповісти на такі запитання:
- Який «вхід» до бізнес-процесу та «вихід» з нього?
- Які процедури включає процес?
- Хто виконує кожну процедуру?
- Який результат його виконання?
- Хто отримує результат і що він з ним робить?
В результаті виходить докладний звіт. Під час його аналізу виявляють слабкі та сильні сторони організації. По можливості можна зібрати дані про схожі бізнес-процеси конкурентів, порівняти з процесами компанії і на основі цього скласти стратегію змін. Це допомагає уточнити список актуальних завдань для досягнення цілей за одним або декількома бізнес-процесами, підібрати релевантні методи оптимізації та стратегії ціноутворення.
Аналізу піддаються усі бізнес процеси приклад — операційні процеси (пов’язані з виробництвом товарів чи наданням послуг), управління персоналом, маркетинг, управління якістю та ін.
Виявлення проблем
Є низка ознак, які свідчать про те, що в компанії потрібно покращувати бізнес-процеси, зокрема:
- Через неузгодженість дій на рішення та виконання операцій йде багато часу.
- Виникає неузгодженість у діях окремих людей або цілих команд.
- Якість послуг або товарів нижча від очікуваного.
- Поставлені завдання виконуються недостатньо або не виконуються зовсім.
- Зростання кількості помилок, зростання витрат компанії.
- Відсутнє розмежування відповідальності за рівнями.
- Штат збільшився, а показники підприємства — ні.
- Деякі функції співробітників чи навіть відділів дублюють одна одну.
- Виконання завдань не контролюється, а результати не фіксуються.
Наявність хоча б кількох цих «симптомів» — привід задуматися про зміни в існуючому порядку. Аналіз ситуації та своєчасні дії дозволять запобігти розвитку компанії за негативним сценарієм.
Розробка та впровадження змін
В процесі розробки та впровадження змін необхідно:
- Визначити керівника, відповідального за оптимізацію бізнес-процесів. Статус, ресурси, навички та особливості характеру цієї людини повинні відповідати завданням, покладеним на неї.
- Залучити сторонніх експертів для оптимізації бізнес-процесів. Потрібно вибрати організацію чи експерта зі значним практичним досвідом.
- Створити проєктну групу, до якої увійдуть, як консультанти, так і співробітники компанії. Поки перші візьмуться за навчання персоналу, другі — будуть запроваджувати нові інструменти й технології. Такий підхід покращить усі етапи діяльності, виробництва.
- Підібрати інструменти. Залежно від цілей та ситуації змінюватимуться інструменти, які застосовуються для вдосконалення системи.
В процесі впровадження змін відбувається:
- Усунення збоїв, непотрібних витрат та необов’язкових операцій.
- Заміна старих алгоритмів, технологій на нові, сучасніші.
- Збільшення швидкості шляхом автоматизації виробництва.
- Вивчення актуальних методів роботи з програмами та інтеграція їх у виробництво.
- Створення єдиної інформаційної системи підприємства задля забезпечення злагодженості дій.
Починати необхідно з невеликих завдань, послідовно змінюючи кожен процес. Так ви зможете бачити покращення в реальному часі, уникнути невдоволення працівників і виявити неочевидні проблеми, перш ніж вони негативно вплинуть на виробництво.
Моніторинг результатів
Обов’язковою умовою оптимізації є моніторинг змін за ключовими показниками, балансу витрат, прибутку та оцінка задоволеності клієнтів — наприклад, за допомогою опитувань. Підтвердивши позитивний вплив змін, можливе масштабування оптимізації на все підприємство.
Технології оптимізації
Серед найпопулярніших підходів до оптимізації підприємства виділяють:
- Інжиніринг. Оптимізація поточних бізнесових процесів без глобальних змін.
- Реінжиніринг. Кардинальні зміни процесів. Буквально зруйнувати все і побудувати заново. Застосовується, коли компанія близька до банкрутства або знаходиться в кризовому стані.
- Total Quality Management. Контроль вводиться на кожному етапі виробництва. Так можна мінімізувати значну кількість браку.
- Метод безперервного вдосконалення (Кайдзен). Оптимізація відбувається скрізь і одночасно: від якості товару до організації менеджменту. Бізнес-процеси підприємства перебудовуються з орієнтацією на задоволеність клієнта.
- Теорія обмежень. Основа даного методу — пошук обмежувача, в рамках якого система працює якісно і приносить прибуток. Коли його знайдено, проводиться виключення протиріч, які заважають зберігати баланс.
На жаль, універсальної технології оптимізації, яка б підходила будь-якій компанії, не існує. Лише навчившись правильно застосовувати, поєднувати та адаптувати до кожної конкретної ситуації, можна грамотно регулювати будь-які бізнес-процеси.
Заключення
Оптимізація — це не лише комплексний, а й послідовний процес. У її завдання входить зокрема запобігання повторним проблемам. Тому важливо вміти підтримувати та розвивати отримані результати., інакше ви даремно витратили свої сили та гроші.
